NOTE RELATIVE AU TRAITEMENT
DES DONNEES A CARACTERE PERSONNEL

Préambule

La présente note est rédigée suite à l’entrée en vigueur du règlement européen relatif à la protection des données, ci-après appelé « RGPD » le 25 mai 2018. La société responsable du traitement des données dans le cadre des services de consulting événementiel, organisation d’événements, hospitality, conciergerie privée et influence au sens du RGPD est : SRL CIRCLE RESPECT VICTORY.
CIRCLE RESPECT VICTORY a accompli différentes démarches pour se conformer au RGPD. Ces démarches ont pour but de garantir l’effectivité des droits consacrés par cette nouvelle règlementation. La présente note a donc pour objet de détailler ces mesures.

Champs d’application
La présente note concerne tous traitements, sous quelque forme que ce soit, de données à caractère personnel, soit : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

Les droits des personnes protégées par le RGPD
Le RGPD prévoit que les personnes protégées définies au point 2 disposent des droits suivants : droit à l’information, droit d’accès, droit de rectification, droit à l’effacement, droit à la limitation du traitement, droit d’opposition, droit à la portabilité et droit de ne pas faire l’objet d’une décision individuelle automatisée (articles 13 à 22 du RGPD). Les personnes concernées exercent ces droits à l’égard du responsable du traitement.

Conformément à l’article 7 §3 du RGPD, les personnes concernées ont le droit de retirer leur consentement à tout moment. Par conséquent, CIRCLE RESPECT VICTORY ne continuera pas à traiter les données à l’avenir. La révocation du consentement n’affecte pas la légalité du traitement effectué sur la base du consentement jusqu’à la révocation.

Les activités de traitement des données à caractère personnel
Dans le cadre de son activité commerciale, CIRCLE RESPECT VICTORY réalise des activités de traitement des données à caractère personnel pour lesquelles elle est responsable des données qu’elle collecte. CIRCLE RESPECT VICTORY collecte des données relatives à ses clients et partenaires commerciaux. Ces données sont collectées de manière licite, loyale et transparente. La collecte des données est adéquate, pertinente et limitée à ce qui est nécessaire. Ces données sont tenues à jour.

Pour toute demande de service, CIRCLE RESPECT VICTORY collecte notamment les données d’adresse du client et les méthodes de paiement.

Si le client a donné son consentement au traitement des données, la base légale principale est son consentement (article 6 §1, alinéa a du RGPD).

Ces données sont collectées par CIRCLE RESPECT VICTORY soit parce que leur traitement est rendu nécessaire en vue de l’exécution des contrats conclus avec ses clients et partenaires commerciaux, soit parce que le traitement est rendu nécessaire pour le respect des obligations légales de CIRCLE RESPECT VICTORY.

Pour cette collecte, CIRCLE RESPECT VICTORY agit en qualité de responsable du traitement et met donc tout en œuvre pour garantir l’effectivité des droits consacrés par le RGPD énoncés au point 3. Dans ce cadre, elle entreprend les démarches suivantes : elle adresse la présente note à l’ensemble de ses clients et partenaires commerciaux, elle garantit la sécurisation des données traitées conformément à ce qui est indiqué au point 6, elle ne conserve ces données que pour la durée nécessaire pour rencontrer les finalités décrites ci-avant, elle désigne un délégué responsable à la protection des données.

Dès lors que cette activité de traitement reste limitée aux finalités reprises ci-avant, conformément à l’article 30.5 du RGPD, CIRCLE RESPECT VICTORY ne tiendra pas systématiquement de registre des activités de traitement, sauf s’il apparaît que cela devient nécessaire en raison du traitement qu’elle effectue.
En fonction du mode de paiement convenu, CIRCLE RESPECT VICTORY transmet les données nécessaires au traitement du paiement (par ex. données de domiciliation ou de carte de crédit) au prestataire de services de paiement chargé du paiement. Dans certains cas, les prestataires de services de paiement collectent également ces données sous leur propre responsabilité comme indiqué au point 8. Les données du client sont transmises aux prestataires de services de paiement externes sur la base de l’article 6 §1, alinéa b du RGPD (exécution du contrat).

Transfert des données vers les pays en dehors de l’Union européenne
Dans le cadre des activités de traitement pour lesquelles CIRCLE RESPECT VICTORY agit en qualité de responsable du traitement, cette dernière n’est pas amenée à conserver ou à transférer des données à caractère personnel en dehors de l’Union européenne.

Sécurisation des données
CIRCLE RESPECT VICTORY a pris des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la sécurisation des données à caractère personnel contre un accès ou un traitement non autorisé, leur perte ou des dégâts. Elle prend donc les mesures suivantes à cette fin : vérification périodique de la sécurisation des données, utilisation d’un logiciel anti-virus à jour, réalisation régulière de back-up, tenue à jour de tous les logiciels utilisés, installation d’un firewall, mise en place d’un système d’accès avec autorisation pour accéder aux données personnelles.

Délégué à la protection des données
CIRCLE RESPECT VICTORY désigne son administratrice Madame Fabienne CONSTANT en tant que délégué à la protection des données (DPO). Madame CONSTANT a pour mission de : se tenir documenté, informer toute personne intéressée qui souhaiterait obtenir des éclaircissements sur la politique mise en place pour respecter le RGPD ; évaluer régulièrement si cette politique est adaptée, suffisante et adéquate ; contrôler le respect du RGPD ; intervenir comme point de contact pour l’autorité de contrôle belge ou toute personne intéressée.

Les sous-traitants
Dans le cadre des activités de traitement pour lesquelles CIRCLE RESPECT VICTORY intervient en qualité de responsable du traitement (voir point 4), elle est amenée à communiquer des données à caractère personnel à certains sous-traitants afin de respecter ses obligations légales et contractuelles. La présente note est adressée à ceux-ci pour qu’ils se conforment à leurs obligations de sous-traitants imposées par le règlement européen. Le respect des obligations qui leur est imposé en cette qualité de sous-traitant relève de leur responsabilité. CIRCLE RESPECT VICTORY sollicite donc de ceux-ci qu’ils lui communiquent un détail des mesures prises par eux pour respecter le RGPD.

Portée de la présente note
La présente note est communiquée à l’intégralité des clients et partenaires commerciaux et est consultable via le site internet de CIRCLE RESPECT VICTORY www.circlerespectvictory.com  Elle fait partie intégrante des contrats conclus par CIRCLE RESPECT VICTORY et ses clients, de même que toutes ses éventuelles mises à jour ultérieures.